系统管理员手册 - 应用分配管理

本章节指导系统管理员如何将接入的AI应用分配给用户使用，并进行权限控制和使用统计。

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5.1 应用分配概述

应用分配的作用

AI应用接入系统后，需要通过应用分配才能让用户使用。

应用接入（第4章）
    ↓
应用分配（本章）⭐
    ↓
用户使用（普通用户手册）

应用分配的核心价值：

1. 精确控制：谁能用哪些应用
2. 批量管理：按部门、按分组批量分配
3. 使用追踪：记录每个用户的使用情况
4. 成本管理：统计使用量，控制成本

分配方式

系统提供两种分配方式：

分配方式	说明	适用场景
直接分配	将应用直接分配给用户	个别用户需要特定应用
分组分配	先创建应用分组，再分配给用户	批量管理，按部门/职能分配

推荐方式：分组分配（更便于管理）

访问路径

智能体管理 → 应用分配 → 分配管理

前端路由: /agents/assignment

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5.2 创建应用分组

应用分组用于批量管理应用，便于按部门或职能分配。

访问路径

智能体管理 → 应用分组 → 分组列表

前端路由: /agents/group

为什么需要应用分组

不使用分组的问题：

场景：有10个应用，50个用户

方式1：直接分配
- 需要为每个用户逐一选择应用
- 销售部30人，需要重复配置30次
- 新增应用时，需要逐个用户添加
- 管理复杂，容易遗漏

使用分组的优势：

方式2：分组分配
1. 创建"销售部应用组"
2. 添加销售相关的5个应用
3. 将分组分配给销售部30个用户
4. 新增应用时，只需添加到分组
5. 所有销售人员自动获得新应用

创建分组

步骤1：新增分组

1. 进入应用分组页面
2. 点击 "新增分组" 按钮

步骤2：填写分组信息

字段	说明	示例
分组名称	分组的显示名称	销售部应用组
分组描述	分组用途说明	销售人员日常使用的AI应用
排序	显示顺序	1、2、3...

步骤3：添加应用到分组

1. 在 "添加应用" 区域
2. 勾选要包含的应用
3. 可以选择多个应用

示例：销售部应用组

☑ 销售方案生成器
☑ 客户话术优化
☑ 邮件撰写助手
☐ 培训课程生成器（培训部专用）
☐ 财务报表分析（财务部专用）

步骤4：保存分组

点击 "确定" 保存。

管理分组

编辑分组

1. 在分组列表中找到分组
2. 点击 "编辑" 按钮
3. 修改分组信息或调整应用
4. 保存

注意：修改分组中的应用后，已分配该分组的用户会立即生效

删除分组

1. 找到要删除的分组
2. 点击 "删除" 按钮
3. 确认删除

⚠️ 删除前必须：

• 先取消该分组的所有用户分配
• 或将用户转移到其他分组

常见分组示例

示例1：按部门分组

销售部应用组：
- 销售方案生成器
- 客户话术优化
- 商机分析助手
- 邮件撰写助手
- 合同审核助手

培训部应用组：
- 培训课程生成器
- PPT内容生成
- 培训大纲设计
- 案例库检索
- 课后测试生成

市场部应用组：
- 文案生成器
- 活动策划助手
- 市场调研分析
- 社交媒体文案

技术部应用组：
- 技术文档生成
- 代码审查助手
- 问题诊断分析

示例2：按职能分组

基础办公应用组（所有人）：
- 邮件撰写助手
- 会议纪要生成
- 周报生成器

管理层应用组：
- 数据分析助手
- 战略规划分析
- 团队绩效分析
- 报告生成器

示例3：按场景分组

客户对接场景：
- 需求分析助手
- 方案生成器
- 演示文稿生成
- 客户沟通话术

内部协作场景：
- 项目计划生成
- 任务分解助手
- 文档整理工具

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5.3 分配应用给用户

应用分组创建后，将分组分配给用户。

访问路径

智能体管理 → 应用分配 → 分配管理

前端路径: /agents/assignment

分配方式对比

分配方式	优点	缺点	适用场景
分组分配	批量管理，易维护	需要先创建分组	大规模使用（推荐）
应用直接分配	快速灵活	难以批量管理	个别用户临时需求

方式一：分组分配（推荐）

步骤1：创建分配记录

1. 进入应用分配页面
2. 点击 "新增分配" 按钮

步骤2：选择分配对象

分配对象类型：

类型	说明	效果
按部门分配	分配给整个部门	部门所有成员都获得应用
按用户分配	分配给特定用户	只有选中的用户获得应用

示例：按部门分配

1. 选择"按部门分配"
2. 勾选目标部门：

   ☑ 销售部
     ☑ 华东区销售
     ☑ 华南区销售
     ☐ 华北区销售（暂不分配）

3. 销售部及华东区、华南区的所有用户都会获得应用

示例：按用户分配

1. 选择"按用户分配"
2. 勾选目标用户：

   ☑ 张三（销售员）
   ☑ 李四（销售经理）
   ☐ 王五（财务）

步骤3：选择应用分组或应用

方式A：分配应用分组（推荐）

1. 在"应用分组"区域
2. 勾选要分配的分组

   ☑ 销售部应用组

3. 分组内的所有应用都会分配给用户

方式B：直接分配应用

1. 在"应用列表"区域
2. 勾选要分配的应用

   ☑ 销售方案生成器
   ☑ 客户话术优化

3. 只有选中的应用会分配给用户

步骤4：保存分配

点击 "确定" 完成分配。

分配后立即生效：

• 用户刷新页面后可以在"我的应用"中看到新应用
• 用户无需重新登录

方式二：应用直接分配

如果不使用分组，也可以直接分配单个应用。

步骤1：进入应用管理

1. 访问：智能体管理 → 应用管理 → 应用列表
2. 找到要分配的应用

步骤2：点击分配

1. 点击应用的 "分配用户" 按钮
2. 选择用户或部门
3. 确认分配

查看用户的应用

查看方式一：从用户维度

1. 访问：系统管理 → 用户管理
2. 找到用户
3. 点击 "查看应用" 按钮
4. 可以看到该用户分配了哪些应用

查看方式二：从应用维度

1. 访问：智能体管理 → 应用管理
2. 找到应用
3. 点击 "查看用户" 按钮
4. 可以看到哪些用户拥有该应用

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5.4 批量分配管理

对于大量用户，系统提供批量分配功能。

批量分配场景

场景1：新员工入职

问题：10个新员工入职，需要分配应用

解决方案：
1. 将10个用户加入对应部门
2. 如果部门已分配应用分组，自动获得
3. 或批量选择这10个用户，分配分组

场景2：部门调整

问题：华北区销售部新成立，15个员工，需要分配销售应用

解决方案：
1. 创建"华北区销售"部门
2. 批量选择15个用户，分配到部门
3. 为部门分配"销售部应用组"
4. 15个用户自动获得所有销售应用

场景3：新应用推广

问题：新接入了一个"AI数据分析"应用，需要分配给所有销售经理

解决方案：
1. 将应用添加到"销售经理应用组"
2. 所有已分配该分组的销售经理自动获得新应用

批量分配操作

方法1：按部门批量分配

1. 访问：智能体管理 → 应用分配
2. 点击 "新增分配"
3. 选择"按部门分配"
4. 勾选多个部门：

   ☑ 销售部
   ☑ 市场部
   ☐ 技术部

5. 选择应用分组或应用
6. 保存

效果：销售部和市场部的所有用户都获得应用

方法2：按用户批量分配

1. 访问：智能体管理 → 应用分配
2. 点击 "新增分配"
3. 选择"按用户分配"
4. 在用户列表中批量勾选
5. 选择应用分组或应用
6. 保存

方法3：导入分配（高级）

如果需要分配大量用户：

1. 下载分配模板（Excel）
2. 填写用户和应用信息
3. 上传Excel文件
4. 系统批量处理

模板字段：

• 用户手机号（必填）
• 应用分组名称 或 应用名称（必填）
• 分配类型（添加/移除）

取消分配

单个取消

1. 在分配管理列表中找到分配记录
2. 点击 "取消分配" 按钮
3. 确认取消

效果：用户立即失去该应用的使用权限

批量取消

1. 勾选多条分配记录
2. 点击 "批量取消" 按钮
3. 确认取消

分配记录管理

查询分配记录：

可以按以下条件筛选：

• 用户名
• 部门
• 应用名称
• 分配时间

导出分配记录：

1. 设置筛选条件
2. 点击 "导出" 按钮
3. 下载Excel文件

用途：

• 审计应用使用权限
• 备份分配配置
• 统计应用分配情况

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5.5 使用权限控制

除了分配控制，还可以进一步限制应用的使用。

权限控制维度

维度	说明	控制方式
是否分配	用户是否能看到应用	应用分配
使用次数	限制使用频率	配额管理（可选）
使用时间	限制使用时间段	时间策略（可选）
会话保存	是否保存对话记录	应用配置

基础权限：应用分配

这是最基本的权限控制：

• ✅ 已分配：用户可以在"我的应用"中看到和使用
• ❌ 未分配：用户完全看不到该应用

高级权限：使用配额（可选）

如果需要控制成本，可以设置使用配额。

访问路径：

智能体管理 → 应用管理 → 编辑应用 → 使用配额

配额类型：

配额类型	说明	示例
无限制	不限制使用次数	默认
按用户限制	每个用户每月X次	每人每月100次
按部门限制	整个部门每月Y次	销售部每月1000次

配额用尽后：

• 用户无法继续使用应用
• 系统显示"配额已用尽"提示
• 管理员可以手动增加配额

查看配额使用情况：

1. 访问：智能体管理 → 使用统计
2. 查看各用户/部门的使用量
3. 对比配额设置

应用启用/禁用

临时停用某个应用：

1. 访问：智能体管理 → 应用管理
2. 找到应用
3. 点击 "禁用" 按钮
4. 确认禁用

禁用后：

• 所有用户无法使用该应用
• 应用在"我的应用"中显示为"已禁用"
• 应用配置保留，可以随时重新启用

适用场景：

• AI平台维护，临时不可用
• 应用配置调整，暂时停用
• 发现应用质量问题，紧急停用

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5.6 使用统计查看

系统自动记录应用使用情况，便于管理和分析。

访问路径

智能体管理 → 使用统计 → 统计分析

前端路由: /agents/stats

统计维度

1. 按应用统计

统计指标：

指标	说明
总使用次数	应用被调用的总次数
使用人数	多少个用户使用过
平均使用时长	每次调用平均耗时
成功率	调用成功的比例
最近使用时间	最后一次使用时间

查看方式：

1. 进入使用统计页面
2. 选择"按应用统计"
3. 选择时间范围（今日/本周/本月/自定义）
4. 查看统计数据

应用排行榜：

• 使用最多的前10个应用
• 最受欢迎的应用
• 使用率低的应用（考虑优化或下线）

2. 按用户统计

统计指标：

指标	说明
使用应用数	用户使用了多少个应用
总使用次数	用户调用应用的总次数
最常用应用	用户最常使用的Top3应用
保存内容数	用户保存了多少份AI生成内容

查看方式：

1. 进入使用统计页面
2. 选择"按用户统计"
3. 选择时间范围
4. 查看统计数据

用户排行榜：

• 使用最活跃的前10个用户
• 哪些用户从未使用（需要培训？）

3. 按部门统计

统计指标：

指标	说明
部门总使用量	该部门所有用户的使用总和
人均使用量	部门平均每人使用多少次
最常用应用	部门最常使用的应用
使用率	有多少比例的人在使用

查看方式：

1. 进入使用统计页面
2. 选择"按部门统计"
3. 选择时间范围
4. 查看统计数据

部门对比：

• 哪个部门使用最多
• 哪个部门使用率低（需要推广？）

详细使用记录

查看具体的使用明细：

访问路径：

智能体管理 → 使用记录 → 记录列表

记录内容：

字段	说明
使用时间	调用时间
用户	谁使用的
应用	使用了哪个应用
使用场景	输入的问题/需求
生成结果	是否成功生成
是否保存	是否保存为文档
耗时	调用耗时

筛选条件：

• 时间范围
• 用户
• 应用
• 是否保存

导出记录：

1. 设置筛选条件
2. 点击"导出"按钮
3. 下载Excel文件

用途：

• 审计AI应用使用情况
• 分析用户行为
• 统计成本
• 发现使用问题

成本分析（如有计费）

如果AI平台按调用次数计费：

成本统计：

维度	统计内容
按应用	每个应用花费多少钱
按用户	每个用户花费多少钱
按部门	每个部门花费多少钱
趋势分析	成本增长趋势

成本控制建议：

1. 识别高成本应用

   • 查看哪些应用调用最多
   • 评估是否真的需要
   • 优化Prompt降低调用次数

2. 识别高成本用户

   • 查看哪些用户使用最多
   • 是否有滥用情况
   • 是否需要设置配额

3. 优化使用方式

   • 培训用户更有效地使用
   • 减少无效调用
   • 使用缓存减少重复调用

统计报表导出

定期导出统计报表：

按周报表：

1. 每周一导出上周数据
2. 包含：使用量、活跃用户、热门应用
3. 分发给管理层

按月报表：

1. 每月初导出上月数据
2. 包含：月度使用趋势、成本分析、用户活跃度
3. 用于决策和优化

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本章小结

本章介绍了AI应用分配管理的完整流程：

核心流程回顾

1. 创建应用分组
   └─ 将相关应用归类到一起

2. 分配应用给用户
   ├─ 按部门分配（推荐）
   └─ 按用户分配

3. 权限控制
   ├─ 基础：是否分配
   └─ 高级：使用配额（可选）

4. 使用统计
   ├─ 按应用统计
   ├─ 按用户统计
   └─ 按部门统计

关键要点

✅ 分组管理：将应用归类到分组，便于批量分配 ✅ 按部门分配：推荐方式，新员工自动获得应用 ✅ 立即生效：分配后用户刷新页面即可使用 ✅ 使用追踪：完整记录每次使用，便于统计分析 ✅ 成本控制：通过统计分析识别高成本应用和用户

最佳实践

分组设计建议：

1. 按部门分组：销售部应用组、培训部应用组
2. 按职能分组：基础办公组、管理层组
3. 按场景分组：客户对接组、内部协作组

分配策略建议：

1. 新员工入职：加入部门后自动获得应用
2. 权限最小化：只分配必要的应用
3. 定期审查：每季度审查分配情况
4. 及时回收：员工离职立即取消分配

使用监控建议：

1. 每周查看统计：了解使用情况
2. 识别异常：发现使用量异常的用户或应用
3. 优化推广：对使用率低的应用加强培训
4. 成本管理：控制高成本应用的使用

配置检查清单

完成本章配置后，请确认：

• [ ] 已创建至少1个应用分组
• [ ] 应用分组包含了相关应用
• [ ] 已为部门或用户分配应用
• [ ] 用户可以在"我的应用"中看到分配的应用
• [ ] 已测试用户能否正常使用应用
• [ ] 已了解如何查看使用统计
• [ ] 已设置应用使用配额（如需要）
• [ ] 已导出一份使用统计报表

典型配置示例

公司：100人，5个部门

配置方案：
1. 创建5个应用分组（按部门）
   - 销售部应用组：5个应用
   - 培训部应用组：4个应用
   - 市场部应用组：4个应用
   - 技术部应用组：3个应用
   - 基础办公组：2个应用（所有人）

2. 分配策略
   - 按部门分配对应的应用组
   - 所有人分配"基础办公组"
   - 管理层额外分配"数据分析"应用

3. 监控
   - 每周查看使用统计
   - 每月导出使用报表
   - 每季度优化分配配置

下一步

完成AI应用接入和分配后，系统管理员的核心配置工作已完成！

建议继续：

• 培训用户：组织培训，教用户如何使用AI应用
• 监控使用：定期查看统计，优化配置
• 收集反馈：了解用户使用体验，改进应用

用户使用指南：

• 普通用户手册 - 使用AI应用 - 用户如何使用分配的应用

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本章完成！ 您已经掌握了 iTrainer 的AI应用分配管理方法。

至此，系统管理员手册的核心章节已全部完成，您可以开始配置和管理 iTrainer 系统了！