普通用户 - 文档与知识库

适用角色：所有普通用户
本章介绍文档管理和知识库的日常使用

1. 概述

文档模块用于管理企业的各类文档资料，包括：

日常上传的文档（合同、方案、报告等）
AI应用生成并保存的内容
培训资料、产品手册等

文档与知识库的关系（核心闭环）⭐

上传/创建文档 → 保存到文档库 → 同步到知识库 → AI应用可检索
       ↑                                          ↓
       └────────── AI生成优质内容 ←─────────────────┘

文档库是存放文档的地方，知识库是让AI能够检索的地方。

为什么这个闭环很重要？

场景	不用闭环	使用闭环
张三写了一份好方案	只有张三有这份文档	同步到知识库，全员AI可参考
新员工使用AI写方案	AI只有通用知识	AI能检索到历史优秀方案
一年后公司知识积累	散落在各处，难以利用	知识库持续丰富，AI越来越强

2. 文档管理

功能入口：文档管理 → 文档列表

2.1 浏览文档

进入【文档管理 → 文档列表】页面，可以看到你有权限查看的文档。

列表信息：

文档名称、文档类型
所属分类、上传人
上传时间、文件大小

筛选方式：

按文档名称搜索
按分类筛选
按上传人筛选
按时间范围筛选

2.2 上传文档

操作步骤：

点击【上传文档】按钮
选择要上传的文件（支持拖拽）
填写文档信息：

字段	是否必填	说明
文档名称	必填	默认使用文件名，可修改
所属分类	必填	选择文档分类
文档描述	选填	简要说明文档内容
标签	选填	添加标签便于搜索

点击【确定】完成上传

支持的文件格式：

文档：PDF、Word（doc/docx）、Excel（xls/xlsx）、PPT（ppt/pptx）
文本：TXT、Markdown（md）
图片：JPG、PNG、GIF

文件大小限制： 单个文件最大100MB

2.3 查看文档详情

点击文档名称进入详情页：

基本信息：文档名称、分类、上传人、时间等
文档预览：部分格式支持在线预览
下载文档：下载到本地
关联信息：如果是AI生成的，显示来源

2.4 编辑文档信息

修改文档的名称、分类、描述等：

进入文档详情页
点击【编辑】按钮
修改需要更新的信息
点击【保存】

注意： 只能修改文档信息，不能修改文档内容。如需更新内容，请重新上传。

2.5 下载文档

两种方式：

在列表页点击【下载】按钮
在详情页点击【下载】按钮

2.6 删除文档

在列表页勾选要删除的文档
点击【删除】按钮
确认删除

注意： 删除后不可恢复。如果文档已同步到知识库，知识库中的内容也会被删除。

3. 文档分类

文档分类帮助你组织和管理文档。

3.1 查看分类

进入【文档管理 → 文档分类】页面，可以看到现有的分类结构。

分类通常是树形结构，例如：

├── 销售资料
│   ├── 产品介绍
│   ├── 解决方案
│   └── 报价模板
├── 培训资料
│   ├── 新员工培训
│   └── 技能培训
└── 合同模板

3.2 使用分类筛选

在文档列表页：

点击左侧的分类树
选择某个分类
列表自动筛选该分类下的文档

4. 保存AI生成内容

使用AI应用生成的内容，可以保存为文档。

4.1 保存步骤

在AI应用对话中生成满意的内容
点击内容下方的【保存为文档】按钮
填写文档信息：
- 文档名称
- 所属分类
- 文档描述（可选）
点击【保存】

保存后，文档会出现在【文档管理 → 文档列表】中。

4.2 保存的好处

不丢失：生成的好内容不会因为关闭页面而丢失
可复用：下次需要时可以直接查阅
可分享：设置权限后，团队成员可以查看
可增强：同步到知识库后，AI可以参考这些内容

5. 文档同步到知识库

将文档同步到知识库，可以让AI应用在回答时参考这些文档内容。

5.1 什么是知识库

知识库是一个让AI能够检索的文档集合。当你向AI提问时，AI会先在知识库中搜索相关内容，然后结合搜索结果给出更准确的回答。

示例：

你保存了很多销售方案到文档库
这些方案同步到了"销售方案库"知识库
下次使用AI写方案时，AI会参考历史方案
生成的新方案质量更高

5.2 同步操作

在文档列表勾选要同步的文档
点击【同步到知识库】按钮
选择目标知识库
点击【确定】

同步后，系统会自动处理文档（向量化），处理完成后AI就可以检索了。

5.3 查看同步状态

在文档列表中，可以看到文档的知识库同步状态：

未同步：还没有同步到任何知识库
已同步：已同步到某个知识库
处理中：正在进行向量化处理

6. 文档权限

文档权限决定谁可以查看和操作文档。

6.1 权限类型

权限	说明
查看	可以浏览和下载文档
编辑	可以修改文档信息
删除	可以删除文档

6.2 权限来源

文档的查看权限通常来自：

上传人：你上传的文档，你有全部权限
分类权限：分类设置了哪些部门/人员可以访问
单独授权：管理员单独给你授权

6.3 看不到某个文档？

可能原因：

你没有该文档所属分类的查看权限
文档没有单独授权给你
文档已被删除

如需查看，请联系文档上传人或管理员。

7. 文档搜索

7.1 关键词搜索

在文档列表页的搜索框输入关键词：

搜索文档名称
搜索文档描述
搜索标签

7.2 高级筛选

组合多个条件进行筛选：

分类 + 关键词
上传人 + 时间范围
文件类型 + 关键词

7.3 搜索技巧

使用准确的关键词，如项目名称、客户名称
利用标签功能，上传时添加标签便于搜索
按分类浏览，找到对应分类后再搜索

8. 常见问题

Q：上传文档失败怎么办？

A：检查以下几点：

文件大小是否超过100MB
文件格式是否支持
网络是否正常
是否有上传权限

Q：文档同步到知识库后多久生效？

A：通常几分钟内完成处理。文档越大，处理时间越长。处理完成后，AI应用就可以检索到了。

Q：删除文档会影响知识库吗？

A：会的。如果文档已同步到知识库，删除文档后，知识库中对应的内容也会被删除。

Q：可以批量上传文档吗？

A：支持。可以一次选择多个文件上传，每个文件需要单独设置分类。

Q：文档可以分享给外部人员吗？

A：目前文档只能在系统内部分享给有账号的用户。不支持对外分享链接。

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下一章：任务链执行

普通用户 - 文档与知识库 ​

1. 概述 ​

2. 文档管理 ​

2.1 浏览文档 ​

2.2 上传文档 ​

2.3 查看文档详情 ​

2.4 编辑文档信息 ​

2.5 下载文档 ​

2.6 删除文档 ​

3. 文档分类 ​

3.1 查看分类 ​

3.2 使用分类筛选 ​

4. 保存AI生成内容 ​

4.1 保存步骤 ​

4.2 保存的好处 ​

5. 文档同步到知识库 ​

5.1 什么是知识库 ​

5.2 同步操作 ​

5.3 查看同步状态 ​

6. 文档权限 ​

6.1 权限类型 ​

6.2 权限来源 ​

6.3 看不到某个文档？ ​

7. 文档搜索 ​

7.1 关键词搜索 ​

7.2 高级筛选 ​

7.3 搜索技巧 ​

8. 常见问题 ​